Die Budgeterstellung und -überwachung, die interne Leistungsverrechnung, die Betriebsabrechnung sowie die Vorbereitung und Durchführung von Budget- und Entgeltverhandlungen sind die Hauptaufgaben der Abteilung Controlling. Die Mitarbeitenden erarbeiten Pläne und Analysen und beraten die Geschäftsführung und die Bereichs- und Abteilungsleitungen. Zu dem vom Controlling geführten Berichtswesen gehören zum Beispiel Budgetpläne auf Personal- und Sachkostenebene und deren Soll-/Istabweichungen oder die monatliche Belegungsübersicht der Stationen, Wohngruppen und Tageskliniken des ZfP Südwürttemberg.

Da das Personal im Gesundheitswesen mit rund 80 Prozent den Hauptkostenblock darstellt, ist aus wirtschaftlicher Sicht in diesem Bereich die Einhaltung der Planzahlen besonders wichtig. Zur Überwachung stellt die Abteilung Controlling monatlich einen Bericht zur Vollkräfteentwicklung auf Basis der gemeldeten Zahlen aus dem Personalmanagement bereit.

Am 01.01.2020 wurde die Psychiatriepersonalverordnung (Psych-PV), die bis dahin im BPflV-Bereich als Personalbemessungsinstrument zum Zweck der Budgetvereinbarung mit den Kostenträgern diente, von der Personalausstattung Psychiatrie und Psychosomatik-Richtlinie (PPP-RL) abgelöst. Bei der PPP-RL handelt es sich aber im Gegensatz zur Psych-PV um eine Qualitätsrichtlinie, deren Personalmindestvorgaben einen Beitrag zu einer leitliniengerechte Behandlung leisten sollen. Die Erfüllung der sich aus der PPP-RL ergebenden Personalmindestvorgaben muss pro Quartal, pro Standort, pro Fachabteilung und pro Berufsgruppe ermittelt, nachgewiesen und an die Kostenträger sowie das IQTIG übermittelt werden.

Mit den Kostenträgern werden in der Regel einmal jährlich Vergütungsverhandlungen für die Bereiche Krankenhaus, Pflegeheim, Eingliederungshilfe, Maßregelvollzug und Werkstatt für behinderte Menschen geführt. In diesen Verhandlungen werden für die unterschiedlichen Bereiche Vollkräfte- und Personalkostenbudgets pro Berufsgruppe, Sachkosten, Leistungsmengen wie beispielsweise Belegung und Fälle sowie Pflegesätze und Leistungsentgelte mit den Kostenträgern vereinbart.

Die Mitarbeitenden der Abteilung stehen zudem in engem Kontakt mit der Finanzabteilung. Auf Basis der Budgets der einzelnen Geschäftsbereiche sowie der Leistungsplanungen werden für den Wirtschaftsplan die jährlichen Erfolgs- und Leistungspläne und für den Jahresabschluss die Teilbereichsergebnisse sowie die Leistungs- und Personalstatistiken erstellt.